Περιγραφή Προϊόντος
Η CPI, παρουσιάζει την εφαρμογή ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παραστατικών @rchive & Connect, η οποία συνεργάζεται με την υπηρεσία ηλεκτρονικής τιμολόγησης PaperlessConnect, της ελληνικής εταιρίας Impact, μια εταιρία με πάνω από 15ετή εμπειρία στις λύσεις ηλεκτρονικής διαχείρισης παραστατικών.
Το @rchive & Connect ως λύση συμβατή με την Ελληνική νομοθεσία, εφαρμόζεται από πληθώρα εταιρειών ανεξαρτήτως κλάδου δραστηριοποίησης και μεγέθους καθώς αυτοματοποιεί και βελτιστοποιεί τις εσωτερικές διαδικασίες τιμολόγησης και αρχειοθέτησης.
Εάν για την επιχείρησή σας, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση δεν είναι απλώς μια απλή αποθήκευση σε έναν Η/Y και αναζητείτε ένα ολοκληρωμένο σύστημα για την οργάνωση των λογιστικών σας παραστατικών, τότε το @rchive & Connect θα σας δώσει τη λύση!
Kαταργείστε την εκτύπωση των παραστατικών σας και ανταλλάξτε τα ηλεκτρονικά, με πλήρως σύννομο και διαφανή τρόπο.
Πλεονεκτήματα
Οφέλη ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης:
- Εξοικονόμηση 1€-3€ ανά παραστατικό1, από την 1η ημέρα εφαρμογής της από τη μείωση κόστους εκτύπωσης, τη μείωση χρόνου διαχείρισης και ανάκτησης των παραστατικών και το φυσικό χώρο αρχειοθέτησης
- Δυνατότητα πλήρους διαχείρισης της εκτύπωσης των παραστατικών, επιλέγοντας εσείς ποια παραστατικά θα εκτυπώσετε βάσει του τύπου αντιγράφου και τύπου παραστατικού
- Εύκολη εύρεση του φυσικού αρχείου υπογεγραμμένων αντιγράφων δελτίων αποστολής / επιστροφής
- Μείωση χρόνου από την αναζήτηση των παραστατικών δίνοντας εύκολη πρόσβαση στους χρήστες της επιχείρησης
- Δυνατότητα εξαγωγής στοιχείων πληροφοριών από το PDF για αποστολή προς τους πελάτες
Όλα αυτά με επιστροφή της επένδυσης σε 3 μήνες2 έχοντας μεγαλύτερη ασφάλεια από την χρήση του ηλεκτρονικού μέσου αποθήκευσης και προωθώντας παράλληλα την οικολογική πολιτική της εταιρείας σας.
1 σε σχέση με τη φυσική αρχειοθέτηση και με βάση την εμπειρία μας σε πάνω από 100 εγκαταστάσεις μικρών και μεγάλων επιχειρήσεων
2 βάσει του μέσου όρου των πελατών μας που τη χρησιμοποιούν
Οφέλη ηλεκτρονικής τιμολόγησης:
- Σημαντική μείωση κόστους από 4€ έως 7€ ανά χάρτινο τιμολόγιο σε λιγότερο από 1€ στο ηλεκτρονικό, μέσω:
- Κατάργησης αναλωσίμων, εκτύπωσης, ενφακέλωσης, αποστολής (ταχυδρομείο/courier)
- Κερδίζοντας το χαμένο χρόνο σε τηλεφωνήματα για επιβεβαίωση παραλαβής τιμολογίων από πελάτες
- Μείωσης χρόνου αποστολής: από 5 έως 14 λεπτά στην παραδοσιακή τιμολόγηση σε λιγότερο από 1 λεπτό στην ηλεκτρονική τιμολόγηση
- Βελτιωμένης χρηματοροής λόγω ταχύτερης συμφωνίας υπολοίπου
- Επιπρόσθετο κύρος στην εικόνα της επιχείρησης σας
- παρέχοντας έναν αναβαθμισμένο και εξελιγμένο τρόπο επικοινωνίας με τους συνεργάτες σας
- συμμετέχοντας ως μέλος της ταχύτερα αναπτυσσόμενης κοινότητας επιχειρήσεων που εφαρμόζουν Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στην Ελλάδα και στο Εξωτερικό
- ενισχύοντας την εταιρική κοινωνική ευθύνη με την εφαρμογή οικολογικών πρακτικών
- Αξιοποίηση δυνατοτήτων ανεξαρτήτως χρήσης φορολογικού μηχανισμού
- Διευκόλυνση σε διαδικασίες σχετικά με το δημόσιο, όπως ταχύτερη ενημέρωση των μηνιαίων συγκεντρωτικών καταστάσεων τιμολογίων και συνεχή εξασφάλιση ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται με σύννομο φορολογικά τρόπο.
Δυνατότητες
Το @rchive & Connect σας δίνει τη δυνατότητα να αρχειοθετήσετε ηλεκτρονικά και αυτόματα:
- όλα τα παραστατικά που εκδίδετε (τιμολόγια, δελτία διακίνησης, αποδείξεις) χωρίς αλλαγή στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης σας
- οποιοδήποτε επισυναπτόμενο έγγραφο μαζί με τα λογιστικά παραστατικά (αναλυτικές χρεώσεις, παραγγελίες, σχετικά παραστατικά κτλ)
- όλα τα απαραίτητα φορολογικά στοιχεία (δυνατότητα χρήσης φορολογικού μηχανισμού ή ψηφιακών υπογραφών)
- όλα τα ηλεκτρονικά παραστατικά που λαμβάνετε
Για εσάς που επιθυμείτε η ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων να σας εξοικονομεί πραγματικό κόστος και χρόνο από τη διαδικασία της τιμολόγησης, μέσα από μια αυτοματοποιημένη, ασφαλή και αξιόπιστη εφαρμογή, το @rchive & Connect σας δίνει τη λύση.
Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση σας παρέχει μια οργανωμένη και ολοκληρωμένη επικοινωνία ανταλλαγής παραστατικών με τους συνεργάτες σας και ειδικότερα:
- Αυτόματη αποστολή των παραστατικών στους πελάτες σας με ασφαλή και εγγυημένη παράδοση, άμεσα και γρήγορα
- Δυνατότητα επιλογής τύπων παραστατικών που ανταλλάσσετε ηλεκτρονικά με τους πελάτες σας
- Αποστολή και Παραλαβή Συνημμένων εγγράφων αυτόματα χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση
- Επιλογή ανταλλαγής παραστατικών μεμονωμένα ή στο σύνολο των πελατών ή των προμηθευτών
- Πολλαπλά σημεία παράδοσης ανά πελάτη (πελάτης με ένα ΑΦΜ και πολλαπλά σημεία παράδοσης-υποκαταστήματα)
- Αποδεικτικό παραλαβής για κάθε παραστατικό με ακριβή στοιχεία (ημερομηνία, ώρα) την ώρα που πραγματοποιείται
Τεχνικά Χαρακτηριστικά
Η τεχνολογική καινοτομία της υπηρεσίας ηλεκτρονικής τιμολόγησης @rchive & connect μεταφράζεται στην ασφάλεια και απλότητα της εφαρμογής και χρήσης της. Πρακτικά το μόνο που χρειάζεται για να εφαρμοστεί, για τον εκδότη είναι να εκδίδει τα παραστατικά του μέσω εμπορολογιστικού συστήματος και για τον παραλήπτη να έχει σύνδεση στο Internet. Τα υπόλοιπα τα αναλαμβάνει η υπηρεσία, με τα βασικά στοιχεία που την κάνουν να υπερέχει να είναι:
- Πιστοποίηση ασφάλειας της μετάδοσης των πληροφοριών βάσει του προτύπου ISO27001.
- Ανεξάρτητη λειτουργία από την τεχνολογική υποδομή (ERP, λογιστικό πακέτο, φορολογικό μηχανισμό, κλπ).
- Πρωτοποριακή υπηρεσία δικτύωσης επιχειρήσεων (social media and business networking):
- εύκολη εύρεση με επιχειρήσεις που ήδη κάνουν ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσα από ένα ταχέως αναπτυσσόμενο και έγκυρο δίκτυο επιχειρήσεων,
- εύρεση του υπεύθυνου στην εταιρία που παραλαμβάνει τα ηλεκτρονικά τιμολόγια,
- άμεση διασύνδεση μέσω αιτήματος για αποστολή ή/και παραλαβή τιμολογίων.
- Πλήρες ιστορικό των συναλλαγών – πότε και από ποιόν εστάλη/παρελήφθη το παραστατικό.
- Αυτόματες ενημερώσεις ή αναφορές:
- με τους πελάτες που έχουν ή δεν έχουν παραλάβει τα παραστατικά,
- προς τους πελάτες για να παραλάβουν τα παραστατικά τους.
- Ευκολία πρόσβασης στην υπηρεσία καθώς το username κάθε χρήστη είναι απλά το email του.
- Εξαιρετικά εύκολη και δωρεάν εφαρμογή για τους πελάτες σας:
- το μόνο που χρειάζονται είναι σύνδεση στο διαδίκτυο,
- άμεση πρόσβαση στα τιμολόγια των τελευταίων 2 μηνών.
Νομικό Πλαίσιο
Σύμφωνα με την ΠΟΛ 1049, η νομοθεσία επιτρέπει από το 2006 την αποστολή ή παραλαβή ηλεκτρονικών τιμολογίων μεταξύ επιχειρήσεων. Έκτοτε έχουν βγει αρκετές αποφάσεις γύρω από την ηλεκτρονική τιμολόγηση, επειδή όμως δεν έχουν διευκρινιστεί όλες οι παράμετροι (βάσει του ΚΦΑΣ), μια ελληνική επιχείρηση προκειμένου να κάνει ηλεκτρονική τιμολόγηση, θα πρέπει να εξασφαλίσει την αυθεντικότητα της προέλευσης, την ακεραιότητα του περιεχομένου ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου καθώς και την αναγνωσιμότητα.
Για να προχωρήσει λοιπόν μια επιχείρηση σε ηλεκτρονική τιμολόγηση απαιτείται να διαβιβάζονται και να αρχειοθετούνται ηλεκτρονικά:
- τα φορολογικά στοιχεία α,β όπως παράγονται από τον φορολογικό μηχανισμό, για τις περιπτώσεις επιχειρήσεων και στοιχείων (π.χ. δελτία αποστολής) που απαιτείται θεώρηση και συνεπώς σήμανση μέσω φορολογικών μηχανισμών. Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται η αυθεντικότητα και ακεραιότητα.
- το PDF (εικόνα τιμολόγιου). Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζεται η αναγνωσιμότητα του ηλεκτρονικού τιμολογίου.
Πλήρης εναρμόνιση των λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης με τις αλλαγές στο νομοθετικό πλαίσιο
Στα πλαίσια της εναρμόνισης με την Ευρωπαϊκά πρότυπα, οι πρόσφατες εξελίξεις στην Ελλάδα δίνουν στις εταιρείες τη δυνατότητα να παύσουν τους φορολογικούς μηχανισμούς και αντί αυτών να χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές με χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών.
Η λύση @rchive & connect, είναι εύκολη στην υλοποίηση, ανεξάρτητη από την τεχνολογική υποδομή της εταιρίας και δεν απαιτεί την εγκατάσταση H/W, ενώ μπορεί να λειτουργήσει και σε περιβάλλον cloud. Επίσης, μπορεί να εφαρμοστεί εξ’ αρχής σε εταιρίες που έχουν καταργήσει τους φορολογικούς μηχανισμούς, αλλά και σε εταιρείες που χρησιμοποιούν και στη πορεία προτίθεται να καταργήσουν.
Πληροφοριακά, σύμφωνα με τον Κ.Φ.Α.Σ (Κώδικας Φορολογικής Απεικόνισης Στοιχείων) θα πρέπει να διασφαλίζεται η αυθεντικότητα της προέλευσης, η ακεραιότητα του περιεχομένου και η αναγνωσιμότητα των τιμολογίων, σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή, από τη χρονική στιγμή της έκδοσής τους έως τη λήξη της περιόδου φύλαξής τους. Ο Κ.Φ.Α.Σ προτείνει τρεις ενδεικτικά τρόπους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, που μπορούν να διασφαλίσουν την αυθεντικότητα της προέλευσης, την ακεραιότητα του περιεχομένου και την αναγνωσιμότητα του τιμολογίου:
1. Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων (EDI), εφόσον εξασφαλίζει την αναγνωσιμότητα.
2. Ηλεκτρονική Τιμολόγηση με Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή (Digital Signature), όπως προβλέπεται από το Προεδρικό Διάταγμα 150/2001 – ΦΕΚ A’125.
3. Ηλεκτρονική Τιμολόγηση με χρήση Φορολογικού Μηχανισμού (Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ), όπως ορίζεται από το Νόμο 1809/1988 ΦΕΚ A’222.
Προς διευκρίνιση:
- Αυθεντικότητα Προέλευσης σημαίνει διασφάλιση της ταυτότητας του εκδότη του παραστατικού.
- Ακεραιότητα Περιεχομένου σημαίνει εξασφάλιση ότι το ηλεκτρονικό παραστατικό δεν έχει αλλοιωθεί.
- Αναγνωσιμότητα σημαίνει εξασφάλιση της αναγνωσιμότητας του παραστατικού από ανθρώπινο παράγοντα.
Κατάργηση της θεώρησης και της υποχρέωσης σήμανσης των τιμολογίων και κατάργηση του δελτίου αποστολής
Βάσει του άρθρου 51 (σελ. 42) του νόμου ν.4223/2013 (Ενιαίος Φόρος Ιδιοκτησίας Ακινήτων) δεν είναι υποχρεωτική πλέον η θεώρηση και συνεπώς η σήμανση των τιμολογίων (άρα δεν είναι απαραίτητη η χρήση φορολογικών μηχανισμών), ενώ καταργείται το δελτίο αποστολής. Αντί του δελτίου αποστολής μπορεί να χρησιμοποιηθεί το τιμολόγιο ή το δελτίο διακίνησης μη τιμολογηθέντων αποθεμάτων.
Συγκεκριμένα όπως αναφέρεται και στη σχετική ανακοίνωση από το Υπουργείο Οικονομικών για την αποστολή, την παράδοση ή τη διακίνηση αποθεμάτων, με σκοπό την πώληση, απευθείας ή μέσω τρίτου, από τον προμηθευτή στον αγοραστή αυτών, εφόσον δεν εκδίδονται άμεσα με την αποστολή, την παράδοση ή τη διακίνηση των αποθεμάτων φορολογικά στοιχεία αξίας, που συνοδεύουν τα αποθέματα μέχρι τον τελικό παραλήπτη τους, συντάσσεται δικαιολογητικό έγγραφο μη τιμολογηθέντων αποθεμάτων, με περιεχόμενο τα δεδομένα των παραγράφων 9, 10 και 11 του άρθρου 6 του Κ.Φ.Α.Σ. (Ν. 4093/2012), πλην της τιμής μονάδας, της αξίας και του Φ.Π.Α. των αποθεμάτων. Πρακτικά είναι τα στοιχεία του τιμολογίου πλην της τιμής μονάδας, της αξίας και του Φ.Π.Α. των αποθεμάτων.
H υπηρεσία @rchive & connect στα πλαίσια της συνεχής παρακολούθησης των εξελίξεων είναι πλήρως συμβατή με τις παραπάνω διατάξεις.
Δείτε τη σχετική νομοθεσία χρονολογικά:
2010: Έκδοση νέου φορολογικού Νομοσχεδίου 3843 περί φορολογικής δικαιοσύνης.
Ευρωπαϊκή Οδηγία 2010/45/EE της 13ης Ιουλίου 2010, που πρέπει να εφαρμοστεί έως την 01/01/2013 από όλες τις Ευρωπαϊκές χώρες και αναφέρεται στην ίση μεταχείριση έντυπου και ηλεκτρονικού τιμολογίου.
2012: Νόμος 4093/2012 (ΦΕΚ Α΄ 222) – Δεκέμβριος 2012: Κατάργηση ΚΒΣ. Από τον ΚΒΣ στον ΚΦΑΣ.
2013: ΠΟΛ 1004/04-01-2013: Διευκρινιστική ΠΟΛ για τον ΚΦΑΣ. Διευκρίνηση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση